発起人の依頼と役割の決定

 披露宴では、新郎新婦とその両親の主催で行われるものだが、当日はほとんど動くことはできません。そこで、親戚や友人、知人が発起人としてさまざまな仕事を担当し、披露宴のスムーズな進行を助け、楽しい席を演出する手助けを行う事になります。
発起人 イラスト 挙式のおよそ6カ月〜3ヵ月前までには友人や会社の同僚に依頼し、第1回目の発起人会を開催しましょう。しかし、昨今、発起人を知り合いに依頼せず、発起人代理業やホテル・式場に依頼するケースも増えています。お二人でよく相談し、自分たちのスタイルを決定しましょう。
 発起人には次ぎの様な仕事があります。このうち、司会や写真・映像係・BGM・音響効果係はプロやその会場の担当の方に頼むこともありますが、それ以外は親戚や友人、知人に頼むのが一般的です。

  • 司会者
  • 一般に披露宴の進行を担当する。
  • 受付係
  • 披露宴会場の入口で招待客を迎える。結婚祝いを預かる役目もあるので注意が必要。
  • 案内係
  • 招待客をクロークや控え室に案内する。来賓を新郎新婦の両親へ取り次ぐ役目もある。
  • 配車係
  • 招待客や媒酌人の送迎車の手配や送迎を担当。交通の便が悪い場合は招待客を最寄りの駅まで迎えに行くことも。運転手に心づけを渡す役目もある。
  • 写真・映像係
  • 記念写真については式場などが手配するカメラマンが撮影するので、披露宴のスナップ写真、ビデオなどを撮影する。
  • BGM・音響効果係
  • 披露宴のBGMの選曲・作成や当日の演出を担当する。


 披露宴当日では、どこまで発起人に任せて、どこまで自分たちでするのか、きちんと区別することがポイント。発起人会のおおよその流れと回数を発起人代表とあらかじめ決めておくことも重要です。最初の会で決める内容を定めていないと回数が増え、食事代などもそれだけかかります。中には10回も会を開いてしまったカップルもいます。
 プロフィールの制作を発起人に任せるなら、予算を伝えることを忘れないように。気合いの入った発起人だと、立派なしおりにしようと制作費をかけ過ぎてしまうこともあります。
 発起人に対するお礼は、会費を両家で負担するのが一般的です。とりあえず会費は払ってもらつて、後で返すケースもあります。
 祝賀会運営の中心で、新郎新婦・式場・発起人と連結を取り合い、全体をまとめていく大切なパイプ役。一般的には新郎の友人や会社の同僚が務めます。披露宴当日、会場との連結やトラブルは発起人代表にいくケースが多いので、他の発起人ができる仕事は任せて、余裕を持つようにしましょう。
 開会直後の代表の挨拶は、自己紹介、列席者へのお礼、お二人への祝福と励ましのお願いなどの内容をもり込み、簡潔に数分でまとめます。

発起人会はてきぱきと効率よくおこなおう。

 披露宴を成功させるために、発起人が一丸となって行う打ち合わせが発起人会です。新郎新婦とその友人や同僚6〜8人から成る発起人で行われます。発起人全員で集まる回数は通常2回、披露宴の6カ月〜3カ月前をめどに行う最初の発起人会と1週間前の最終打ち合わせです。係別での集合は、必要に応じて行ってください。
 本来であれば、発起人会には、両家の両親も同席するもの。というのも発起人祝賀会の主催者なので、両親からもお願いするのは必要なこと。発起人会に同席するのは気が進まないなら、両家で依顛のための席を別に設けるのもひとつの方法です。
 最終打合せは披露宴の1週間くらい前に行います。これで当日成功するか失敗に終わるかが決まると言っても過言ではありません。
 それぞれ当日の役割を再確認することはもちろん、ハプニングに対して用意周到にしておくことが必要です。名簿にない人や案内状で欠席にしていた人が急に出席することは、しばしばあります。当日慌てないためにも前日までに、そのような場合に席と料理を増やせるかホテルに確認しておかなければなりません。
 急に列席者が増えるとなると引出物も必要になります。あらかじめ予備を用意している人もいますが、出席予定者分しかない場合は、引出物をどうするのか新郎に確認します。
 この人からは会費をもらうはずじやなかったのに、受け取ってしまったということはよくある問題。両家の意向が発起人に伝わっていないために起こるトラブルです。事前にしっかり確認しておきましょう。
 また、ご祝儀を持ってきた場合、袋から会費分を出すのか、一切手をつけずに1人分少ないままで入金するのか決めることも大切。
 集まった会費は誰に渡すのか、決めておきましょう。ホテルに入金するのか、両親に渡すのか、発起人が預かるのか、間違っても知らない人には渡さないようにしてください。
 両家の窓口も決めておきます。たいていは新郎の父親が。新郎の両親が遠方に住んでいる場合は新婦の両親が引き受けることもあります。

●発起人のスケジュールの一例

■媒酌人・ご両家への挨拶
■披露宴会場のチェック(席札・引出物等も)
■祝電の仕分け
 新郎・新婦・新郎新婦あての3種類に分別。祝電披露の順序は新郎が決定。新婦、ご両家にも要確認。
■受付業務
 開宴20分前には混雑してくるので、金銭の受け渡しなどミスのないよう注意。お釣は最初に新郎新婦と両親の会費をすべて千円札でもらえば賄えます。お祝い事ですのでできればお釣は新札で。会費を受け取ったら氏名を確認してプロフィールや領収書付きの式次第を渡します。遅れてくる列席者もいるので、開宴後30分ぐらいは受付で待機。会費と人数の集計を済ませ、内金というかたちで入金し領収書をもらい受付業務終了。
■余興・演出
 受付終了後、余興演出予定者が出席しているかチェック。万一欠席になった似場合は代役を。スライド上映係は披露宴前に式場と簡単な打合せをします。
■二次会
 二次会の出欠は、各テーブルの列席者2〜3名にお願いするのがベター。幹事は予算と人数をある程度把握したらお店に連絡します。二次会の会費は参加者が着席する前に入口で集めることをおすすめします。終了時には忘れ物がないかチェック。
■お礼状(ポストカード)の確認
 結婚式の後日、発起人は新郎新婦がお礼状をきちんと送っているか確認してください。発起人が主催した披露宴なので、最後まで責任を持ちましょう。注意したいのは、礼状を披露宴に列席した方だけではなく、案内状を出した全ての方に発送すること。
〜3ヵ月前
 第1回発起人会、役割分担の決定
3ヵ月前
 案内状の作成
2ヵ月前
 案内状の発送
1ヵ月前
 案内状の返答確認、しおり(プロフィール)制作開始
1週間前
 第2回発起人会、最終確認
 当日のスケジュール確認
 披露宴進行プログラムの確認
 入金の方法
 当日の各自の役割
 余興出演者の確認
 二次会の確認
 予想されるハプニングの対応
 当日の両家の窓口等披露宴当日披露宴開始1時間30分前に集合
披露宴前
 媒酌人・ご両家に挨拶
 祝電の整理、会場チェック
 席札・引出物の確認
 受付業務・席札・引出物開始
 余興出演者の確認・打ち合わせ
披露宴
 発起人代表挨拶
 受付業務終了・集計、入金
 余興進行管理
 二次会出席者数の確定・二次会会場へ連絡披露宴後
 列席者のお見送り
 二次会会場へ誘導
 二次会会費の集金後日
 お礼状の確認