発起人

発起人の依頼と役割の決定

披露宴では、新郎新婦とその両親の主催で行われるものだが、当日はほとんど動くことはできません。そこで、親戚や友人、知人が発起人としてさまざまな仕事を担当し、披露宴のスムーズな進行を助け、楽しい席を演出する手助けを行う事になります。

挙式のおよそ６ヵ月〜３ヵ月前までには友人や会社の同僚に依頼し、第１回目の発起人会を開催しましょう。

しかし、昨今、発起人を知り合いに依頼せず、発起人代理業やホテル・式場に依頼するケースも増えています。お二人でよく相談し、自分たちのスタイルを決定しましょう。

発起人には次ぎの様な仕事があります。このうち、司会や写真・映像係・ＢＧＭ・音響効果係はプロやその会場の担当の方に頼むこともありますが、それ以外は親戚や友人、知人に頼むのが一般的です。

披露宴当日では、どこまで発起人に任せて、どこまで自分たちでするのか、きちんと区別することがポイント。発起人会のおおよその流れと回数を発起人代表とあらかじめ決めておくことも重要です。最初の会で決める内容を定めていないと回数が増え、食事代などもそれだけかかります。中には10回も会を開いてしまったカップルもいます。

プロフィールの制作を発起人に任せるなら、予算を伝えることを忘れないように。気合いの入った発起人だと、立派なしおりにしようと制作費をかけ過ぎてしまうこともあります。

発起人に対するお礼は、会費を両家で負担するのが一般的です。とりあえず会費は払ってもらつて、後で返すケースもあります。

祝賀会運営の中心で、新郎新婦・式場・発起人と連結を取り合い、全体をまとめていく大切なパイプ役。一般的には新郎の友人や会社の同僚が務めます。披露宴当日、会場との連結やトラブルは発起人代表にいくケースが多いので、他の発起人ができる仕事は任せて、余裕を持つようにしましょう。

開会直後の代表の挨拶は、自己紹介、列席者へのお礼、お二人への祝福と励ましのお願いなどの内容をもり込み、簡潔に数分でまとめます。

発起人会はてきぱきと効率よく行う

披露宴を成功させるために、発起人が一丸となって行う打ち合わせが発起人会です。

新郎新婦とその友人や同僚６〜８人から成る発起人で行われます。発起人全員で集まる回数は通常２回、披露宴の６ヵ月〜３ヵ月前をめどに行う最初の発起人会と１週間前の最終打ち合わせです。係別での集合は、必要に応じて行ってください。

本来であれば、発起人会には、両家の両親も同席するもの。というのも発起人祝賀会の主催者なので、両親からもお願いするのは必要なこと。発起人会に同席するのは気が進まないなら、両家で依顛のための席を別に設けるのもひとつの方法です。

最終打合せは披露宴の１週間くらい前に行います。これで当日成功するか失敗に終わるかが決まると言っても過言ではありません。

それぞれ当日の役割を再確認することはもちろん、ハプニングに対して用意周到にしておくことが必要です。名簿にない人や案内状で欠席にしていた人が急に出席することは、しばしばあります。当日慌てないためにも前日までに、そのような場合に席と料理を増やせるかホテルに確認しておかなければなりません。

急に列席者が増えるとなると引出物も必要になります。あらかじめ予備を用意している人もいますが、出席予定者分しかない場合は、引出物をどうするのか新郎に確認します。

「この人からは会費をもらうはずじやなかったのに、受け取ってしまった」ということはよくある問題。両家の意向が発起人に伝わっていないために起こるトラブルです。事前にしっかり確認しておきましょう。

また、ご祝儀を持ってきた場合、袋から会費分を出すのか、一切手をつけずに１人分少ないままで入金するのか決めることも大切。

集まった会費は誰に渡すのか、決めておきましょう。ホテルに入金するのか、両親に渡すのか、発起人が預かるのか、間違っても知らない人には渡さないようにしてください。

両家の窓口も決めておきます。たいていは新郎の父親が。新郎の両親が遠方に住んでいる場合は新婦の両親が引き受けることもあります。

発起人のスケジュールの一例